这10条专业建议,能让你在2018年更加高效

你的2017年是非常高效的一年吗?不要回答这个问题。不管你在过去的一年里完成了多少工作,也不管你在过去的一年里工作效率有多高,你都有可能在新的一年里对你的工作习惯进行进一步调整和优化。

这种调整优化也许这是对你早晨所做的常规事情做的一种改变,或者是以不同的方式处理你的待办事项清单,亦或者是减少你对待办事项清单的依赖。既然每个人在效率方面遇到的问题是不同的,那么他们的解决方案也应该是不同的。因此,我们采访了8个我们认为效率最高的人,让他们分享他们在效率提升方面的小窍门和习惯。

(1)早餐吃蛋糕

“不一定非要是蛋糕,这里的关键是要找到一种通过吃某样东西让自己在早上感到快乐的方法。” Beyond the Headline播客的主播Jenna Abdou这样说道。Abdou认为,这可以作为一种正念练习,甚至可以作为培养感恩心的练习,这反过来能够提高你的工作效率。

Abdou表示,不管你早上吃什么,在吃的时候一定要享受其中,不要在吃的时候玩手机或是思考工作或责任方面的问题。享受这一刻,想想生活中发生的所有美好的事情。你可以利用这段时间来写日记或者设定一天的目标,这样一来,你在工作的时候就能更加专注,更加精力充沛。

(2)围绕你最艰巨的任务来安排你的每一天

职场战略家Adunola Adeshola开始每一天的方式是首先确定她在这一天最重要而紧迫的一到两项任务。“一旦我在自己的待办事项清单上划掉了最重要的事情,我马上就会觉得我已经征服了这一天。当然,有时候一天需要完成的重要的事情有5到7件,但是从处理一些重要的事情开始每一天可以帮助我排除琐碎的工作和让我分心的事情,这样我在一天结束的时候就会感到非常满足。”Adunola说道。

招聘机构Amplify公司的创始人Lars Schmidt每天也在使用Wunderlist做类似的事情,他为每个客户、项目甚至需要完成的私事(例如:冥想)都会创建一个待办事项清单,把他一天中需要完成的最重要的任务标星,然后每天要做的第一件事就是完成标星文件夹里的待办事项。因为Wunderlist既有移动端也有网页端,所有在包括Apple Watch在内的任何设备上都能使用。

(3)超载你的待办事项清单

“我创建了一个多到似乎不可能完成的代办任务清单,并给自己设定一个完成所有这些任务的最后期限。要完成一个似乎不可能完成的挑战会促使我立刻采取行动,这个方法经常能够让我完成平时工作日完成的工作量的两倍。制定一个全面的、甚至是过于雄心勃勃的代办任务清单可以帮助你提高工作效率。”  Airlink Marketing的创始人 Arianna O’Dell这样说道。

(4)重读一本书

“当我感觉自己被困住或是不知所措时,我常常会重读之前已经读过的一本书,这样能够提醒自己这本书曾教会我的东西,并进一步内化所学到的这些东西。”人才评估平台Headlight的创始人Jason Shen这样说道。Shen发现,这个习惯有助于他磨练他的长期记忆,并练习了深入思考的艺术。“不要没事就刷Twitter或微博,要试着从你知道的高质量的东西中吸取更多的智慧。”Shen这样建议大家。

(5)对自己的日程进行安排

Quiet Revolution的创始人Susan Cain 每天都至少安排3个小时的时间专门用于“深度工作”,这样她就可以在没有其它任何干扰的情况下专心致志地完成那些需要专注才能完成的工作。Guide My Brand的创始人Kristi Dosh也会定期专门安排一定的时间来不受干扰地工作。Dosh喜欢在Todoist中为每一项任务安排特定的时间段来完成,不管这个任务有多小。“这不仅能够让我避免超额预定时间,我还发现,当我知道自己的每天的每一个时间段要做什么工作时,这时我的工作效率会更高。” Dosh这样说道。

想让自己的时间段安排上升到一个新的台阶吗?建议你设置一个定时器,将闹钟声音调到很大。BAM Communications的创始人Beck Bamberger这样建议道。“我会这样提醒自己:‘Okay,你有45分钟来创作这一篇内容。‘ 这种自我声明的截止日期能够让你在规定时间内完成任务变成一种激励和有趣的冲刺,并且能够让你将注意力集中在需要完成的任务上。她解释说,一个恼人的闹铃会产生一个负面的反馈循环。当你能及时完成任务,关掉计时器,闹钟响起,你的大脑就会开始适应‘闹钟=坏,专注=赢’这样的联想。”

(6)该休息时就休息

“当你的大脑需要休息的时候,就休息一下。如果你在某一个问题上困住了,亦或是感觉你没有完成任何事情,不要去抗拒和抵制那种感觉,要尊重和顺应那种感觉。” Humu的创始人、《Work Rules!》的作者Laszlo Bock这样说道。“要意识到你的身体或思想正试图告诉你它已经不堪重负了,这时不妨出去散散步放松一下。”

心理学家Art Markman也赞同上述的观点,他解释道:“休息时间会让你的工作效率变得更高,因为它能让你在面对工作中不可避免的起起落落时拥有更好的情绪复原能力,同时也能帮助你对自己想要解决的问题有更好的理解。所以,除非是紧急情况,当你离开办公室时,就不要再为办公室里的事情所困扰。当你回来的时候,一切还会是原样。”

(7)遵循“5分钟法则”

为了保持高效率的状态,通用电气副主席Beth Comstock遵循“五分钟法则”:如果你完成某项工作需要花五分钟或更少的时间,那么现在就去做吧,比如发送电子邮件,查看电子表格,或者走到你的同事的办公桌前简单地聊一聊。一个个小小的行动能够让你离一个重大的最后期限更进一步。

Optimal Living Lab的创始人Reva Seth表示:“这不仅能防止你的待办事项被大量的快速任务所堵塞,还能帮助你在工作日的时间里保持精力充沛。当确定了那些能够产生重大战略影响、却花很短时间就能完成的事情后(比如处理一些邮件),我就会立刻做这些事情,暂时忽略我的待办事项清单上的其它事情。通过一系列小任务的完成,这能让我在工作中有更大的动力,这是一种提高积极性和工作效率的行之有效的方法。” Seth这样说道。

(8)多使用电话

“在这一年,我才发现电话的力量原来这么强大。” TrackMaven的CEO Allen Gannett这样说道。他做了一个为期一周的实验,在这一周,之前他习惯通过使用电子邮件的方式处理的工作都转而通过打电话来处理。“通过电话的方式来处理工作不仅更人性化,而且能够节省很多时间。一个简单的电话可以在两分钟内解决大多数问题。” Gannett这样说道。

电话迷、记者、 《Smartcuts》的作者Shane Snow使用 Call Recorder Pro来记录他的采访电话(他说,这种方式他的家乡纽约州是合法的,‘尽管如此,我还是首先得到被采访者的许可后才会记录’,Snow说道。),“我通常会把音频文件发送到Rev.com进行转录。”Snow还推荐Temi这个转录工具,它可以转录音频对话,同时能够让我在我的谈话中找到相关的点,并通过点击文本来回放音频。显然,这个工具对记者来说特别有用,此外,对于任何在工作中需要经常处理重要电话的人来说,这个工具也是很方便的。

IDEO的战略家和设计师Lisa Baird还有一个能够节省时间的电话使用小窍门。“我把我的语音邮件答录信息设置为:‘嗨,你已经收到了Lisa Baird的语音邮件,但我没有查看我的语音邮件,所以请给我发一条短信,或者一封电子邮件。多谢!再见。’ 这种方法每年能够为我节省很多时间。”

(9)将那些你总是需要多任务同时处理的任务委派给别人去做

“一般人很难在不同的任务之间灵活切换,其实人们不应该这么做。” 自由职业平台Upworkd的CEO Stephane Kasriel这样说道。不要同时完成很多你根本完成不了的任务,也不要给自己施加太大的压力。因为这种情况下你是无法做到高效的。在Upwork上的自由职业者中有虚拟助理,不是机器人那种虚拟助力,而是但是负责远程工作的行政助理。Kasriel表示,如今,很多这类专家的兼职率在高级管理层之外并不是被禁止的。虚拟助理可以越来越了解你,并且能够越来越高效地帮你分担你的工作。

(10)列一个你“喜欢做的事情“的清单

Daraiha Greene是Google的媒体计算机科学团队的多文化交流主管,他说道:“把你喜欢做的事情添加到你的待办事项清单里。我知道这听起来有点违背直觉,但它是一个能够让你快乐的源泉,并且能够让你有源源不断的创造力。”

今年早些时候,教练和FastCompany的撰稿人Daniel Dowling分享了一种能为你的业余爱好找到时间的方法:“写一个‘喜欢做的事情’的列表。” 他指出,这需要一定的训练,但有意安排时间去做你喜欢做的事情会让你在长期内更有效率,正如Green所说的那样。

“一旦重新焕发活力,我就能在第二天更好地完成工作,在我的脑海中为新信息创造空间。” Dowling说道。

编译组出品。

编辑:郝鹏程、王雅琪

Via: 36kr.com

发表评论

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen: