终极个人管理系统:教你成为一个高效的“整理狂”

编者按:我们每个人都可能会经历这样的时刻——电脑桌面堆满了乱七八糟的资料和文件夹;每天早上对着衣柜发呆,不知道今天要穿什么;每个月刚到手的工资不知道花到了哪儿。也许,学会给生活做减法才是提高生活质量的正确打开方式。不妨阅读这篇整理狂魔的经验之谈,感受“断舍离”和高效个人管理系统带来的快乐吧。本文编译自Medium原题为Ultimate Personal Management Systems的文章。

认识我的人都会说我是个整理狂——我把衬衫按颜色和式样分开;我总是自豪地向同事展示自己的收件邮箱里邮件数为零。

我的秘诀是什么呢?我称之为个人管理系统——它是一种能够确保一切所需任务都能被完成的框架。

人们在日常生活中经常下意识地使用“个人管理系统”,有时甚至自己都不会注意到。

最典型的例子就是购物清单,列出清单后你在超市里不会忘记自己要买什么。一些人专门为此下载了手机App,另一些人则更喜欢用笔和纸。

每个人都试图达到相同的效果:记住应当在超市买什么,然而不同的人使用不同的系统来实现这个目标。

系统的存在有很多原因。它的优势如下:

  • 时间:比方说流水线每年能为公司节省数百万小时

  • 金钱:例如银行不再给客户写信,而是发布在线声明

  • 精力:比如闹钟可以防止你不小心睡过头

有时系统可以同时具备多个优势:Evernote同时为你节省了时间和精力:你只需要做笔记就可以了,当需要某条特定笔记时,你立刻可以找到它(当然前提是你以正确的方式使用Evernote)。

一个完美的系统能够同时具备以上三种优点,因为它解决了三个问题。当然,大多数系统只能解决其中的一个或两个问题。

看看你日常生活中每天重复做的事情吧——起床、穿衣、洗澡、走路或开车去上班或上学,你完全可以使用个人管理系统来优化这些日常。事实上,你可能已经在这样做了,比如在寻找一条更便捷的上班路线。

你可能没有意识到生活中的一些系统,但它们确实是存在的。我为了发现这些系统甚至做了整整一周的笔记,发现了一些我每天都会做(甚至一天做几次)的重复性工作。

第一步是查看你每天的重复性任务。然后检查已有的系统以及可以优化的地方。

首先你要问自己一个问题:我需要一个管理系统吗?

有时你并不需要一个组织完美的系统。

让我们把讨论的焦点集中在“是”的回答上。接下来我要介绍自己如何建立一个可以完全避免错误出现的个人管理系统。

如何建立一个管理体系?

你已经完成了评估管理系统需求的第一步。太棒了!现在是制定系统的基本规则的时候了。

你的系统必须完美契合大脑的自然思考过程,而不是给你设置新的学习任务,这样能消除将来使用这套系统时可能出现的阻力。

例如:

在决定穿什么衣服时,大脑的默认过程是根据天气来判断。它记得你因为决定穿T恤而非毛衣所以感觉冷的时候。观察窗外的天气,你的大脑就会决定应当穿什么。

那么把你的衣服按类型分开是有道理的:T恤、Polo衫、衬衫、毛衣、夹克和厚外套。把所有衣服按类型放在一起意味着之后你要做的仅仅是挑选喜欢的颜色。

因为你的大脑懂时尚,所以你只会用有限的集中颜色来搭配红裤子。这就是为什么按照不同的颜色来整理你的衣服也是有意义的。

这样就能保证最终你只需从几件衣服中挑选要穿的衣服,而非整个衣橱。

同样的想法也适用于任何个人管理系统。把它设置成你大脑的工作方式,将使它更容易被接受、被适应、被长期使用。

你不会想花时间去思考和设置一个系统,只是为了停止使用它。或者——更糟糕的是,你每次都要完成额外的步骤。

从本质上来说,一个生产力系统必须满足三个要点:

1、容易搜索

你必须在5秒内找到任何想要找到的东西。

不管是E vernote里的电子记事本还是相册里的纸质扫描笔记,你都必须迅速找到你想要的东西。

换句话说,围绕系统的整个组织结构必须能帮助您提高效率,否则它将失去意义。

2、最少的设置过程

你当然希望能够快速完成管理系统的设置,并一劳永逸。

创建系统的首要和唯一原因是它能使您的生活变得简单,而不是更复杂。不要在试图设计一个“完美的系统”的同时让它的使用和设置变得超级复杂。

少即是多,不要让事情变得复杂。有时候系统越简单,效率就越高。

3、易于维护

设置好系统后,你会不断地往里面添加东西,无论是衣服、笔记电子邮件。

这意味着您将通过向系统输入更多内容来影响系统,而拥有一个易于维护的系统将确保它始终秩序井然。

遵循“两个行动”的原则:如果完成它需要两步以上的行动,那么你就错了。比如,如果你正在寻找一本电子书,你必须通过点击两次文件夹才能找到它,那么这个系统就不行。

文件夹不是大脑工作的方式。大脑通过思考来找到某样东西并进行工作。你应该进入文件夹并通过名称搜索它,而不应该依赖于文件夹内部的层层组织。

遵循这三条规则,系统就能够简化你的生活(而不是使生活变得复杂)。

我们已经介绍了所有管理系统的要点,那么是时候对你的系统进行更深层次的思考了。

你要问自己一个问题:我要解决的主要问题是什么?

我们常常忽略了自己创建一个特定系统的原因:我们只想让它被组织起来,不为别的。

这通常是那些突然想把极简主义作为生活准则的人们面临的困惑。他们只是单纯因为想要拥有更少的东西,而去拥有更少的东西。他们“加入极简主义”仅仅因为它很酷,或是因为每个人都这么做,或是因为它很时髦。

这些人中的大多数会在几个月或几年后重新拥有他们曾经拥有过的东西。极简主义的生活方式只是一个潮流的“阶段”,现在拥有很多东西又成为了一件时髦的东西,于是他们又可以快乐又自由地购物了。

我不是一个极简主义者,但我尝试过一种极简主义者的生活。主要原因不是我不喜欢拥有东西。我只在能使自己快乐的时候拥有东西。我觉得拥有更少会让我有更多的思考空间,能让我用更少的钱做更多的事情。我称之为“习得性极简主义”。

要写博客,你所需要的只是一台电脑:我用Evernote和谷歌文档写所有的文章,它运行得很好。我不需要花哨的软件来做已经可以做的事情。

同样的逻辑也适用于减肥。减肥者不是想解决问题,而只是想更符合社会审美规范。这就是为什么大多数人在不久之后会反弹,因为他们的动机是错误的。

几年前我决定开始减肥。因为大学里不健康的生活方式,我有点超重、睡不好觉、吃垃圾食品,还喜欢喝酒。当时我的主要减肥动机是变得更健康、更高效地完成工作、让自己感觉更好和增强自己的信心。

当然了,我不介意让自己看起来更好看,或是拥有腹肌。

然而,如果我当时的目的只是为了让自己在沙滩上看起来好看,那就大错特错了。今天我仍然有每天坚持使自己保持敏锐和良好的状态的小习惯。我没有反弹,正是因为我还想继续实现这个目标。

总之,你时刻要记得最初的问题:你想解决的是什么痛点?

答案可能是花费更少的钱,或是不忘记东西,或是更快地做出决定。无论它是什么,确保您时刻牢记它——你将围绕这一目标构建您的系统。

痛点越突出,你就越频繁地使用你的系统,希望在它某一时刻能减少痛苦、带来快乐。

构建最小可行系统(Minimum Viable System,简称MVS)

现在我们已经完成了基础工作,是时候开始考虑系统的体系结构了。

这包括考虑你将要设置的系统层次结构。你需要多少个层级?你需要多少步骤才能达到更深层级?

我再怎么强调也不为过:越简单越好!

构建一个更简单的系统意味着你将会完善上述三个主要规则。简单的系统更容易搜索,需要更少的设置步骤,并易于维护。

系统构建的过程容易误入歧途,把信息划分为最微小的单位。

例如:

人们在电子邮箱中设置了多个过滤器和文件夹来划分各种电子邮件。这让他们觉得很有成效,同时也让一切显得井井有条。而这远非理想状态,简化系统会让你的邮箱更简介。

拿我自己来说,我只有一个通讯文件夹。这意味着我订阅的所有网站最终都被分到同一个文件夹中。

为什么这很重要?

这意味着我能在几分钟内浏览完并批量处理这些邮件。这比浏览多个文件夹和分类来读取所有的邮件要简单得多。

搜索也变得更简单。比方说,如果我想搜索业务通讯,我只需要在一个文件夹里搜索。

我只用不到5分钟时间来自己的邮箱,如果我订阅了新的时事通讯,我只需在过滤器上添加一行新的地址(花费时间少于10秒)。

我有其他给家人、朋友和每个工作项目设置的文件夹。

同样的原则也应当适用于您的系统。

首先,思考你可以根据什么分类,你需要创建什么分组。

你可以在一张纸上画出最初的架构草图,或者,如果你想让它显得更酷炫,不妨使用一个思维导图应用程序,比如清晰的Balsamiq(Paint也可以)。

这个问题在数字世界中更常见。我们在现实生活中经常面临的问题在网络上是不存在的,因为信息技术给了我们几近无限的空间。

给不同颜色的袜子专门分配不同的抽屉是很奇怪的——你会有专门放黑色袜子和蓝色袜子的抽屉吗?这是不可能的:物理空间是有限的。

在虚拟空间中,我们经常忘乎所以地创造几百个文件夹,而实际上只需要几个。

最后,如果你正在设置一个系统不仅仅给自己使用的系统,那么记得让它变得容易被其他人学习和使用。

构建一个复杂的系统很容易让人成就感爆棚,然而最终你会发现只有你在使用它,这在公司里挺常见的。

你要做的是:

比如你正在建立一个新的社交媒体发布系统,那就确保你能在十分钟内解释完毕它是如何工作的,并在收到团队的反馈后及时调整。

接受批评的意见——有时候我们离问题太近了以至于看不到更容易的解决方法。

在最极端的情况下,我想说的是,您应该始终有外部力量来检查您的系统(无论是个人系统还是其他系统)。

你会对他们指出的缺点感到醍醐灌顶。

第一次清理

你已经完成了系统的架构。太赞了!让我们开始对所有将进入系统的已有内容进行第一次清理。

比如说,假设你想在iTunes上整理你的音乐。把分散在硬盘、云和移动设备里的音乐都添加进去是很有意义的,这将确保你能在iTunes里找到所有的音乐。

为了让生活更轻松,并快速享受系统带来的便利——尤其是如果你拥有数千个项目——你要批量处理它们。遵循八二规则:用20%的时间处理80%的事情。

专注于你可以批量处理的所有事情。你想找到一些你可以减少或删除的东西,比如说iTunes里那些你不会再听的音乐。只需轻轻一划就可以快速删除它们,让你有时间专注于目前最喜欢的音乐。

很多人在不得不从生活中删除一些东西的时候都会犯错误。他们害怕自己以后会需要它,对实体物品而言尤其如此。相信我,不会的。把它删掉,给自己的生活做个减法吧。

完成这项断舍离的工作后,你可以把精力集中在对你而言真正重要的事情上。

我举个自己的例子:在整理Pocket时,我删除了几乎所有与播客、书籍、音乐或应用推荐相关的内容。我甚至懒得打开书签,就直接把它们删掉了。我保存的唯一链接来自自己崇拜的人的推荐。这些只占总链接数量的不到1%,因此我在一个小时内删除了40%的链接。

如果我之后需要这些资源怎么办?事实上,我根本不会打开这些链接,每当我想要一个新的推荐时,我会直接去谷歌上搜索。虽然这些冗杂的链接不占用空间,但是在我寻找真正需要的东西时挺碍眼的。

之后,我找出了主要的新闻网站并几乎删光了它们。最后,我明确了哪些网站是自己最可能已经保存到Evernote中供以后参考的,所以我把它们也删光了。

在那之后,我只剩下了大约20%的链接,直到这是我才开始打开链接、阅读后再决定。对它们我只执行两个操作:使用标记进行归档或删除。

先把注意力集中在80%的任务上。整理物品也要这样做。

有一条建议:不要因为历史原因而使系统变得复杂。一两次修改可能不会出错,但如果反复修改,就是时候重新审视系统的体系结构了。

第一次清理可能会在精神上和身体上耗费精力(这取决于你拥有物品的数量),但是从一开始就保持有条不紊是非常必要的。

到目前为止,我们一直在努力纠正过去的问题。那么,现在是时候展望未来,进入最后一步了——如何使用和持续发展系统。

保持系统的完善组织

设置新系统后的主要问题是忘记如何使用它。

通过添加层次、使搜索复杂化、不处理添加向,可能让系统不断变得复杂。

例如——在Gmail中设置更多的标签,因为您现在有了新的一类电子邮件。大多数情况下,你完全可以将它添加到已有的标签中。

你希望使系统更简单,而不是更复杂。因此,你应该致力于删除标签,而不是添加。

如果你已经做到了这一点,那么你就正式成为一个高效率的整理狂人了,欢迎你!

如果不给出一些高效率系统的例子,这篇文章就不够完整。

希望下面这些例子能激励你开始重置自己的生活。

高效率系统的例子

以下是一些可以作为你的整理灵感的高效率系统。

电子邮件收件箱数量为零

啊,电子邮件真实21世纪的恶魔。

我只使用少数几个标签来划分我的收件箱。任何没有被分类的东西都会直接进入我的收件箱。这确保了所有重要的电子邮件将始终在顶部,而不是那些混乱的促销信息。每当我收到一封邮件,我只有三个动作:回复、归档或删除。

随时记笔记

我每天都有很多想法;我在网上阅读大量内容,有时还会发现自己想要保存的好东西;我管理着很多项目;这一切要求我必须保持有组织有条理,从而尽快找到所有的博客、资料和思考笔记。

这时候我要强烈推荐Evernote了,它是我生命中最重要的应用程序,也是为数不多的几个我乐意为之付费升级的应用之一。几乎所有从我大脑里产生的东西都进入了Evernote里:读书总结,喜欢的引用,新项目的想法,购物清单,正在进行的项目的更新,美食心得,等等。

我的笔记本组织很简单:所有进入收件箱的东西都被分类到笔记本或垃圾(收件箱也是我截屏的默认保存路径)。

我有三个不同的分类:个人、项目和工作。很容易理解每一个分类指的是什么,但我也尽量将每个分类的笔记本数量保持在最小。这意味着使用更宽泛的类别来聚合本质上类型相同的不同笔记。

例如,我的笔记本《想法》中包含了我打算开始的新项目,博客文章的内容,以及我在网上发现的灵感。它们是不同类型的东西,但把它们保存在那个笔记本里可以在任何时候让我确信,只要在这个笔记本里搜索,就一定能找到想要的。

许多人喜欢添加笔记本类型和标签,使搜索更精确。但就目前而言,我这个系统搜索和维护起来非常简单,非常有效。

记住:少即是多。

永远知道该穿什么

在这篇文章的开头,我简要地介绍了如何整理自己的衣服。

目前,我所有的帽衫、衬衫、polo衫和t恤都按照这个顺序挂在我的衣橱里,里面还有足够的空间放裤子。此外,我有一个抽屉柜,里面放着内衣、袜子、毛衣和运动服。

每样东西都被分类,然后按照颜色进行排列。每天早上我只会问自己两个问题:今天天气如何?穿什么颜色的裤子?

第一个问题决定衣服的类型,冷的时候穿衬衫,热的时候穿T恤衫;第二问题决定是颜色搭配。通过选择裤子的颜色,我能更好地搭配上衣。

这个衣物管理系统让我很容易找到早上想穿的衣服。

每次修改系统结构时,我都会试图简化它,要么删除一个层级,要么减少操作。我试着想减少某个颜色的衣服之类的,然而我也充分意识到,如果我这么做,就会让衣柜变得更加单调。

我不怕承认自己肤浅,喜欢每天穿不同的衣服。但谁知道呢——我打算尝试一个月看看会发生什么。

记录日常支出

一件非常重要的事情。你可以使用在线工具,或是纸和笔,或者银行账单、理财应用等等。这些都可以。

同样地,这个系统不应当比所需要的更复杂。

我使用一份简单的电子表格,每个周末都会填写这周的每一项支出情况:多少钱,什么时候,什么类型。

我不区分喝酒、参加俱乐部、唱卡拉ok或去看电影这些消费类型。这些都是娱乐支出。如果一个月内某个类别的支出非常高,那么我才会深入到下一层次,查看具体的消费内容。

我把“食物”和“外出就餐”区分开来,因为我想大致了解一下我外出就餐的花费。为之我做出了牺牲——专门创建一个类别!然而这只是一个例外,而不是规则。不要在系统中加入很多例外。

通过查看收据和网上银行对账单,我每周只用不到10分钟的时间就可以记录支出。

结语

嗯,这篇文章是挺长的。

我很高兴你能看到这里,相信你已经准备好建立个人管理系统了。

在开始之前,我重申一遍建立系统的黄金法则:

  • 一、易于搜索:能在5秒或更短的时间内找到任何东西

  • 二、易于设置:系统越简单约好,目标是少于一个小时

  • 三、易于维护:不要在运行过程中增加复杂性,而是尝试简化它

在第一次设置系统时,需要对系统中的所有项目进行分类和填充。最简单的方法就是遵循“八二规则”。将20%的精力集中在80%的项目上,这样你就能清楚地知道如何面对那些最重要的20%的项目。

欢迎来到高效、极简的整理狂的世界!

编译组出品。编辑:郝鹏程

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