让自己高度集中注意力的四种策略

编者注:在办公室里工作,难免会受到干扰。原本需要你集中注意力、容不得一丝分心的任务往往会因为一些干扰而功亏一篑。如果你不信,不如来做个挑战吧!记录下你每天遇到的所有干扰(干扰者),看看有哪些干扰是可以避免的。之后,利用作者提供的四种策略来减少干扰和分心之事吧。本文编译自Medium上原文名为《4 Strategies to Reduce Interruptions and Distractions at Work》的文章。

23分15秒。

如果你在工作过程中受到干扰的话,平均需要23分15秒才能恢复工作效率。

根据最近的一项研究结果,每工作一小时大约会被干扰四次。这就相当于每工作十五分钟就会被干扰一次。

每当你以最高效率工作十五分钟之后,你就又需要23分15秒来恢复到次优工作状态。

我不清楚大家的情况,但这一等式似乎对我非常不利。我也没有那么多的时间可以用来恢复效率,我想你们也差不多。

持续高效工作的秘诀

让我稍微解释一下上面说的内容吧:最近,有一项研究旨在明确对程序员工作质量影响最大的因素。最终结果如何呢?

尽管研究衡量了包括经验、单个项目所花时间等多个指标,但是对工作质量影响最大的一个因素却是:高效、拥有高生产力以及高质完成工作的程序员是那些能够消除分心的人。

诚然,我们不会都是程序员。但我觉得这一结果其实也适用于任何需要高注意力以及创造力的工作。

评估损害:计算办公室分心之事的成本

尽管干扰这件事不可能完全被消除,但我们还是能找到一些办法,将其减少至更为合理的程度(不至于影响工作效率)。但是首先,你必须弄清楚干扰带来的危害,这一点非常重要。

不妨在接下来三天时间,写一篇日志,记录下你每天遇到的所有干扰(干扰者)。记住,其中一位主要干扰者也许就是你自己。

毕竟:你在项目中途查看电子邮件、回复短信或是浏览Facebook的频率是多高呢?

想不想尝试一下呢?你需要关注下面这些信息。

  • 时间:干扰发生的日期?

  • 干扰者:谁带来了此次干扰?

  • 描述干扰事件:当你受到干扰时,你正在做什么?干扰你的内容究竟是什么?

  • 浪费的时间:在被干扰的状态下,你浪费了多少时间?(记住:这并不包括在干扰之后恢复最大生产力所需要的23分钟。)

  • 有效性:干扰有效吗?(毕竟:不是所有的干扰都能够被避免,有一些干扰是必要的。但是很多情况下,它们都不是必要的。)

  • 紧急程度:即便干扰是有用的,那么它的紧急程度如何呢?如果不紧急,是否能等你在完成项目之后再进行呢?

在工作环境下,你可以通过四个步骤,来减少干扰。

#1:想知道干扰工作的头号来源吗?看看镜子里的自己吧。

固然,人们或许很想将分心的问题归结为外因(也许这也是合理的),但通常最大的敌人是我们自己。我之前提到过一些问题的根源,但不妨稍微了解一下我们自己分心会做的事情:

  • 刷Facebook

  • 查看邮件信箱

  • 浏览Slack

  • 在同事路过时让其去办公室

  • 每隔十五分钟就去取咖啡

如果上述现象在你身上反复出现,那我建议你要为自己的拖延症找到对应的解决方案。下面一些建议也许能够帮助你减少在工作时的分心:

  1. 不闻“窗外事”:如果你经常因为邮件消息、Slack信息、短信或是社交媒体而分心,那么就关闭推送通知。事实上,我们大多数人并不需要实时获悉生活中变动的一切消息。最好的做法就是让手机静音、电脑断开WiFi,然后戴上一副降噪耳机(至少当你正在忙一项内容密集、易于分心的项目时)。

  2. 专注于目标:通常,如果我们对于正在做的项目毫无激情,那么我们就容易受到干扰。虽然可能一些项目并不会让你感到兴奋,但是你需要集中注意力完成最终目标或是这项任务能够帮助你实现的目标,进而找到动力去完成项目。

  3. 忘记多任务处理:一些人总喜欢吹嘘自己拥有多任务处理的能力,但事实情况是......根本没有所谓的多任务处理。你实际上在做的事情不过就是快速从一个项目切换到另外一个项目,不断干扰自己的工作,最终这会影响两个项目的最终产品。

对于我们任何一个人来说,克服干扰和分心要从改掉自己的坏习惯开始。记住:

拖延症以及易于分心是一种习惯,付出时间和努力,你就能克服。

#2:将不利条件转变为优势,消除办公干扰。

我们所工作的地方,大家都习惯配备一个助手。这一点大家应该不会感到意外。

问题是,一个糟糕的助理会成为你工作中的头号干扰源。Slack信息、电子邮件或是直接敲门来找你,你的助手也许会一直让你处理行政方面的事情,而你本不必要亲自去处理。

好消息是,你的助理也可以成为你最大的生产力优势。制定好一定的规则,你就可以将其培养成“守门人”,你也可以远离干扰。如下便是一些建议:

  1. 利用Whitespace Time(即优先关注积极主动性),将每周特定的时间锁定住,在这段时间内你可以专注工作,并且告知助理——除非是紧急危机——否则在此期间,不要来影响你工作。

  2. 让助理学习Inbox Shadowing的艺术,授权她代表你去处理电子邮件——写草稿、分类,按照文本以及她接受的培训内容给邮件设定优先级顺序。

  3. 就何时你可以被打扰以及何时不能被打扰,设定明确的生产力规定。罗列出哪些情况以及一天中哪些时候可以打断你的工作。

记住:采用正确的方式,你的助理也许会成为你获得最大生产力征途上的高效合作伙伴。但如果不明确制衡系统,他们也将成为你工作中的最大障碍。

#3:避免分心通常意味着要进行一些难以开口的对话。

尽管工作干扰的最大源头通常是我们自己,但是不难发现,团队成员也会频繁来干扰你的工作。如果是这样的话,那么单单希望事情会变好,这还不够。

对于那些坚持“开放政策”的创始人来说尤为如此。虽然这种政策有利于公司文化,但对于生产力却会造成致命的影响。下面是一些帮助你减少同事趋向型干扰的建议:

  • 召集团队会议,告知所有人你正在试图减少工作中的干扰。你不需要专门喊来某一个人讨论此问题,而要将其当作是一项公司内的倡议,希望能集思广益,让大家提出可以减少干扰和分心的建议。

  • 明确何时可以打扰你,何时不可以。举个例子:选择一副白色降噪耳机,让大家知道当你戴白色耳机的时候,不可以打扰你。或是让你的孩子设计一个“请勿打扰”的标志,你可以将其挂在门上,让大家知道此时不可打扰你。

  • 也许在坚持开放政策的同时,可以考虑设置“办公时间”。让大家知道你愿意聆听他们的想法,但是他们不能任凭自己心意来找你。举个例子:每天下午两点到四点,大家可以来找你分享点子。在此期间,你应当集中处理一些消极被动的任务——例如清理邮箱——这样分心不至于对工作效率影响过大。

只要你能够找到一种适合你的方法,具体怎么落实并不重要。关键在于设定预期值,然后将你的预期值告知团队成员。

记住:一开始也许会有个过渡时间,尤其是当你之前一直实施“开放政策”的话。因此,如果有人在你的Whitespace Time时间内打扰你,别怯于提醒他们这是你的办公时间,然后让其离开。

#4:如果上述方法都失效:搬到其他地方来消除干扰。

也许你感觉自己很容易分心,抑或是团队正在完成一个项目,且比你想象得还要多得需要你的参与。此时,也许最好的办法就是让你自己换一个地方工作。

当你正在完成一个重要项目时,别怯于做出调整。记住,这并非意味着你不得不离开办公大楼。比如说,你可以:

  • 在办公室拉上窗帘,然后关灯;

  • 给自己预定一间会议室;

  • 抑或是在大楼里找一个安静的角落。

如果上述无一奏效,那么你也许需要就此离开大楼。比如说,你可以...

  • 直接去本地的咖啡店;

  • 在酒店大厅里工作;

  • 选择远程办公。

当你将这条策略与上述三条建议结合在一起时,你就会发现它非常有效。当你不在办公室工作时,告知团队和助理,在未来两到三个小时内,你会处于“失联状态”。之后,你就可以将手机静音。如果可能,你还可以在完成项目期间断开网络连接。

倘若团队能够理解并且予以支持,你会发现环境的变化能够让你集中注意力减少干扰并且高质完成项目。

记住:容易分心的领导者相当于是被束缚住了。

一天结束,有一些干扰是完全不可避免的,这没什么关系。紧急事故和危机时有发生。

但如果你可以消除许多不重要的干扰——比如说会议要求、Slack信息以及习惯性的维护邮箱——你也许能够在干扰出现时更好地处理一些重要工作。

最终,你能够发挥作为领导者的全部潜能,帮助你的初创企业更好地前进。

编译组出品。编辑:郝鹏程

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